De jaarrekening van een vzw - Welke stappen doorlopen?
Bestuursorgaan
Het bestuursorgaan van een vzw moet elk jaar een jaarrekening opmaken.
Het is ook verplicht het bestuursorgaan minimum eenmaal per jaar samen te roepen ter voorbereiding van de gewone algemene vergadering waar de jaarrekening en kwijting van de bestuurders ter goedkeuring worden voorgelegd.
Soort jaarrekening
De soort jaarrekening is afhankelijk van de grootte van de vzw.
In ons overzichtelijk stappenplan vind je alle criteria een soorten jaarrekeningen terug.
De zeer kleine VZW moet een kasboekhouding voeren en een jaarrekening maken volgens een vereenvoudigd model met volgende onderdelen:
- staat van ontvangsten en uitgaven
- de toelichting (staat van vermogen en waarderingsregels)
Modeldocumenten vind je hier.
Let op: de criteria voor ‘zeer kleine vzw’ werden met ingang van 1 januari 2024 gewijzigd/geïndexeerd. Hier vind je meer info terug.
Goedkeuring door de algemene vergadering
Deze jaarrekening moet binnen zes maanden na de afsluitingsdatum van het boekjaar ter goedkeuring worden voorgelegd aan de algemene vergadering.
Dus: Wanneer het boekjaar van de vzw gelijk loopt met het kalenderjaar moet de jaarrekening van de vzw voor 1 juli voorgelegd worden aan de algemene vergadering.
Het is vervolgens een exclusieve bevoegdheid van de algemene vergadering om de jaarrekening en de begroting al dan niet goed te keuren. De goedkeuring gebeurt in principe (tenzij de statuten anders bepalen) bij gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen.
Controle
De controle van de jaarrekening en de boekhouding in het algemeen is één van de basisbevoegdheden van de algemene vergadering.
Sommige vzw’s moeten daarvoor verplicht een commissaris aanstellen. Andere vzw’s kunnen vrijwillig kiezen om een commissaris (bedrijfsrevisor) aan te stellen.
Bij onze nuttige info vind je meer info i.v.m. de commissaris.
Bekendmaking/neerlegging
De jaarrekening moet vervolgens binnen de 30 dagen na goedkeuring bekend gemaakt worden.
Waar de jaarrekening moet bekend gemaakt worden na goedkeuring ervan, hangt ook af van de soort vzw. Opnieuw vind je meer informatie in ons overzichtelijk stappenplan.
Zeer kleine vzw’s moeten de goedgekeurde jaarrekening neerleggen op de griffie van de bevoegde ondernemingsrechtbank.
Jammer genoeg kan dit vandaag nog niet digitaal en dient men deze per post op te sturen naar griffie. Deze neerlegging is gratis.
Tip: Via deze website kan je je gemeente ingeven en zo nagaan welke ondernemingsrechtbank bevoegd is.
Alle andere vzw’s moeten de goedgekeurde jaarrekening neerleggen bij de Nationale Bank van België. Dit moet wel digitaal en is wel betalend.
Sancties
Wanneer de jaarrekening van de vzw niet wordt neergelegd, kunnen er sancties opgelegd worden.
Zo kan er overgegaan worden tot een gerechtelijke ontbinding van de vzw. Ook is het niet-neerleggen van de jaarrekening een bestuurdersfout. Hiervoor kunnen bestuurders persoonlijk aansprakelijk gesteld worden.
Let op: De aangifte van de rechtspersonenbelasting met toevoeging van de jaarrekening is geen neerlegging volgens de boekhoudregels.
Meer weten?
Meer weten over de boekhoudkundige verplichtingen van de vzw? Raadpleeg dan onze nuttige info.
