Vandaag moeten al een aantal btw-plichtige ondernemingen en vzw’s verplicht gestructureerd elektronisch factureren. In 2026 wordt deze verplichte e-facturatie verder uitgebreid.

Wat is e-facturatie?

Bij die verplichte gestructureerde elektronische facturatie moet een factuur volledig digitaal afgehandeld worden: van opmaak, verzending, betaling tot boeking. 
Let op: het versturen van een e-mail met een factuur in pdf in bijlage wordt niet beschouwd als e-facturatie. Een echte e-factuur wordt als XML-bestand opgemaakt en van machine naar machine verzonden via Peppol. Dat is een beveiligd Europees netwerk dat toelaat om onderling elektronisch facturen uit te wisselen op een gestandaardiseerde wijze en volgens een bepaald protocol.

Vandaag

Btw-plichtige ondernemingen en vzw’s zijn sinds 1 maart 2024 al verplicht om e-facturatie te gebruiken voor hun facturen van meer dan 3.000 euro (exclusief BTW) die gestuurd worden naar overheidsinstanties die vallen onder de wetgeving overheidsopdrachten.

Vanaf 1 januari 2026

Vanaf 1 januari 2026 wordt deze verplichte e-facturatie verder uitgebreid naar alle ondernemingen en vzw’s in een B2B-context. Dit wil zeggen dat Belgische btw-plichtige ondernemingen en vzw’s dan verplicht met e-facturatie moeten werken wanneer ze een factuur naar elkaar sturen. 
Het gaat hier niet over facturen die naar particulieren gestuurd worden. Voor deze facturen is er nog geen sprake van een verplichte e-facturatie.

Uitzonderingen

De verplichting tot gestructureerde elektronische facturering zal quasi altijd gelden bij handelingen tussen twee Belgische btw-plichtige ondernemingen of vzw’s.
Er zijn enkele beperkte uitzonderingen op dit principe:

Er is geen verplichting om gestructureerde elektronische facturen te verzenden voor:

• gefailleerde btw-plichtigen
• ondernemingen en vzw’s die alleen door artikel 44 van het Btw-Wetboek vrijgestelde handelingen verrichten
• niet in België gevestigde btw-plichtigen zonder vaste inrichting
• forfaitaire btw-plichtigen (artikel 56 van het Btw-Wetboek, dooft uit uiterlijk 1 januari 2028)

Er is geen verplichting om gestructureerde elektronische facturen te kunnen ontvangen voor:

• ondernemingen en vzw’s die alleen door artikel 44 van het Btw-Wetboek vrijgestelde handelingen verrichten

Er is geen verplichting om gestructureerde elektronische facturen te verzenden of te ontvangen:

• als de handeling is vrijgesteld  door artikel 44 van het Btw-Wetboek.

Steven Matheï

VZW- en verenigingsexpert

Steven Matheï (°1977) is advocaat en één van dé verenigingsexperts in Vlaanderen. Hij en zijn team adviseren kleine en grote VZW’s & feitelijke verenigingen.